Kami tidak pernah menyarankan klien berpindah sistem hanya karena spreadsheet terdengar kurang profesional. Untuk usaha dengan transaksi sedikit dan satu orang pencatat, spreadsheet justru lebih cepat dan lebih murah.
Namun ada titik ketika biaya bertahan menjadi lebih mahal daripada biaya berpindah. Berikut tandanya.
Lebih dari satu orang mencatat
Begitu dua orang mengubah berkas yang sama, pertanyaan versi mana yang paling akhir mulai muncul. Sistem dengan pencatatan terpusat menghilangkan pertanyaan itu.
Anda butuh laporan per cabang, per proyek, atau per produk
Membuat satu laporan gabungan di spreadsheet masih mudah. Membuat laporan yang bisa dipecah menurut beberapa dimensi sekaligus adalah pekerjaan yang melelahkan dan rawan salah.
Riwayat perubahan tidak bisa ditelusuri
Ketika angka bulan lalu berubah dan tidak ada yang tahu siapa mengubahnya, kepercayaan pada laporan mulai runtuh. Sistem akuntansi mencatat setiap perubahan beserta pelakunya.
Persediaan mulai berlapis
Bahan baku, barang setengah jadi, dan barang jadi yang dihitung manual hampir pasti menghasilkan harga pokok yang keliru.
Tutup buku memakan lebih dari dua minggu
Bila sebagian besar waktu itu habis untuk menyalin dan mencocokkan angka antar berkas, pekerjaan itulah yang seharusnya diambil alih sistem.
Yang perlu disiapkan sebelum pindah
Perpindahan yang berhasil selalu dimulai dari bagan akun yang dirancang ulang, bukan disalin apa adanya. Salah satu kesalahan paling mahal adalah memindahkan kekacauan lama ke sistem baru.