Hampir setiap perusahaan yang datang kepada kami menyampaikan keluhan yang sama: laporan bulanan selalu telat. Yang menarik, ketika kami periksa, tim keuangannya justru bekerja lebih lama daripada rata rata. Persoalannya bukan pada kerajinan, melainkan pada empat titik yang membuat pekerjaan berputar putar.
Satu, dokumen sumber datang terlambat
Faktur pembelian yang baru masuk di minggu ketiga membuat pencatatan tidak bisa dimulai lebih awal. Perbaikannya sederhana namun butuh disiplin: tetapkan tanggal terakhir dokumen diterima, dan berlakukan tanpa kecuali. Dokumen yang lewat masuk ke periode berikutnya.
Dua, entri ulang di beberapa tempat
Bila transaksi yang sama dicatat di kasir, di spreadsheet gudang, lalu di sistem akuntansi, maka setiap bulan tim Anda mengerjakan pekerjaan yang sama tiga kali dan menghasilkan tiga versi angka yang harus dicocokkan. Menghubungkan sistem sekali saja biasanya menghemat lebih banyak waktu daripada menambah satu staf.
Tiga, rekonsiliasi ditunda sampai akhir
Rekonsiliasi bank yang dikerjakan mingguan memakan waktu total lebih sedikit daripada rekonsiliasi sebulan penuh yang dikerjakan sekaligus. Selisih yang ditemukan tujuh hari setelah kejadian jauh lebih mudah ditelusuri daripada selisih yang ditemukan tiga puluh hari kemudian.
Empat, tidak ada daftar periksa
Tanpa daftar periksa tutup buku, setiap bulan tim mengingat ingat apa saja yang perlu dikerjakan. Daftar periksa satu halaman yang berisi urutan pekerjaan dan penanggung jawabnya menghilangkan kebutuhan mengingat itu.
Mulai dari mana
Kalau Anda hanya bisa memperbaiki satu hal bulan ini, perbaiki titik pertama. Tenggat dokumen adalah perubahan yang paling murah dan dampaknya paling cepat terasa.